Hướng Dẫn Sử Dụng Domate OCR

Phiên bản: 1.0 | Cập nhật: 2025

Giới thiệu

Domate OCR là add-in tích hợp trực tiếp vào Microsoft Word, giúp bạn chuyển đổi hình ảnh và file PDF thành văn bản có thể chỉnh sửa chỉ với một vài thao tác đơn giản. Sau khi cài đặt, tab Domate OCR sẽ xuất hiện trên thanh Ribbon của Word, ngang hàng với các tab Home, Insert, Review...

Yêu cầu hệ thống

• Microsoft Word 2016 trở lên (Windows)
• Kết nối Internet
• License Key (nhận miễn phí qua đăng ký tại website)

Các nút chức năng trên Ribbon

Sau khi cài đặt, bấm vào tab Domate OCR trên thanh Ribbon sẽ thấy 2 nhóm chức năng:

Nhóm OCR

Nhóm Định dạng

Hướng dẫn sử dụng từng bước

Bước 1 — Kích hoạt License Key (làm 1 lần duy nhất)

1. Trên tab Domate OCR, bấm nút License Key.
2. Một hộp thoại nhỏ xuất hiện, dán License Key bạn đã nhận qua email vào (dạng MOCR-XXXX-XXXX-XXXX).
3. Bấm OK. Key được lưu lại, không cần nhập lại những lần sau.

Lưu ý: Nếu chưa có License Key, vào tab Domate OCR → bấm Website để đăng ký nhận key miễn phí qua email.

Bước 2 — Thực hiện OCR

1. Mở document Word cần chèn nội dung, đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn.
2. Bấm nút Thực hiện OCR (icon lớn bên trái tab).
3. Hộp thoại chọn file xuất hiện — tìm và chọn file cần OCR:
   • Ảnh: JPG, JPEG, PNG, TIFF, WebP
   • PDF: tối đa 6 trang (gói Free) hoặc không giới hạn (gói Pro)
4. Bấm Open (hoặc Mở).
5. Đợi vài giây đến khoảng 1 phút tùy kích thước file. Word có thể tạm thời không phản hồi trong lúc chờ — đây là bình thường, không bấm thêm gì.
6. Nội dung văn bản và hình ảnh sẽ tự động được chèn vào đúng vị trí con trỏ.

Mẹo: File PNG hoặc WebP thường cho kết quả OCR chính xác hơn JPEG vì không bị mất dữ liệu do nén ảnh.

Bước 3 — Định dạng văn bản sau OCR (tùy chọn, khuyên dùng)

Sau khi OCR xong, văn bản được chèn vào dạng Markdown thô (bạn sẽ thấy các ký tự như #, **, -). Để chuyển sang định dạng Word đẹp:

1. Bôi chọn đoạn văn bản vừa được OCR chèn vào.
2. Bấm nút Chuyển Markdown trong nhóm Định dạng.
3. Kết quả:
   • # Tiêu đề → Heading 1 của Word
   • ## Tiêu đề phụ → Heading 2 của Word
   • **chữ đậm** → chữ đậm thật
   • *chữ nghiêng* → chữ nghiêng thật
   • - mục danh sách → giữ nguyên dạng text (không tạo bullet tự động)
   • Bảng | a | b | → bảng Word thật có viền

Lưu ý quan trọng: Nếu document có bảng Markdown (dạng | cột 1 | cột 2 |), hãy bôi chọn riêng từng bảng rồi bấm Chuyển Markdown — không chọn lẫn bảng với đoạn văn bản thường để tránh lỗi định dạng.

Giới hạn theo gói dịch vụ

Số lượt tự động reset về 0 vào đầu mỗi tháng. Lượt chưa dùng không được cộng dồn.

Các lỗi thường gặp và cách xử lý

"License key không hợp lệ" → Kiểm tra lại key, đảm bảo không có khoảng trắng thừa ở đầu/cuối. Bấm License Key và nhập lại.

"File quá lớn" (vượt 10MB) → Nén ảnh hoặc giảm DPI trước khi OCR. Với PDF, cân nhắc tách trang hoặc nâng cấp lên gói Pro.

"Đã hết lượt OCR miễn phí tháng này" → Đợi đầu tháng sau để lượt tự reset, hoặc liên hệ nâng cấp gói Pro.

"License key đã được kích hoạt trên thiết bị khác" → Mỗi key chỉ dùng được trên 1 máy. Nếu bạn đổi máy mới hoặc cài lại Windows, liên hệ hỗ trợ để gỡ khóa máy cũ.

Word không phản hồi trong lúc OCR → Bình thường — Word đang chờ kết quả từ server. Không bấm thêm gì, đợi đến khi nội dung xuất hiện (thường dưới 1 phút).

Văn bản OCR bị lỗi font/ký tự lạ → Thử chụp lại ảnh với độ phân giải cao hơn (tối thiểu 150 DPI), đảm bảo ảnh rõ nét, không nghiêng quá 15 độ.

Liên hệ hỗ trợ

• Website:
• Email:

Cảm ơn bạn đã sử dụng Domate OCR. Mọi phản hồi đều giúp sản phẩm tốt hơn!